ワードやエクセルができないと事務職には転職できない？結論と基本操作の練習方法

「ワードやエクセルができないと事務にはなれない？」

「どうすればワードやエクセルの基本操作は習得できる？」

事務職への転職を考えるとき、「ワードやエクセルができないと採用されないのでは」と不安に感じる方は多いでしょう。

求人票に書かれた「PCスキル必須」という言葉を見て、不安を抱える方は少なくありません。

しかし、ワードやエクセルのスキルは事務職において確かに重要ですが、基本操作をマスターすれば大きなハードルではないのです。むしろ、必要なポイントを押さえた学習方法を知ることで、効率よくスキルを伸ばすことができます。

この記事では、ワードやエクセルができないと事務職には転職できないのかの結論と基本操作を効率よく学ぶ方法や転職成功に向けた具体的なアドバイスを詳しく解説します。

【結論】ワードやエクセルができないと事務職には転職できない？

ワードやエクセルができないと事務職には転職できないのかどうか？

気になる結論ですが、ワードやエクセルができなくても事務職への転職は可能です。なぜなら、転職先で必要なOAスキルを習得するための研修や学習環境が充実している企業が増えているからです。未経験者を前提とした採用枠を設けている企業もあり、入社後の教育体制が整っているケースが多く見受けられます。

実際、以下の事務職に特化した転職支援サービス・求人サイトでは、事務職未経験（ワード・エクセル未経験）であっても、OAスキルを習得できる環境が揃っています。

具体的に言えば、事務職では基本的なPCスキルが求められるのが一般的です。ただし、これらのスキルは短期間でも身につけられる内容が中心となっています。多くの企業では、新人研修の一環として、ワードやエクセルの基本操作を学べるプログラムを用意しています。たとえば社内独自の教材を使ったり、オンライン講座を取り入れたりと、実務に即した学習環境が整っています。

実際の現場では、簡単なデータ入力や文書の作成が業務の中心になるケースがほとんどです。つまり、初歩的な操作さえ押さえておけば、特に支障なく対応できます。だからこそ、「ワードやエクセルが使えないから事務職は無理」とあきらめる必要はまったくありません。学ぶ姿勢や意欲があることを面接でしっかり伝えれば、採用のチャンスは十分にあります。

このように、たとえワードやエクセルに自信がなくても、事務職への転職はじゅうぶん可能です。入社後のサポート体制をうまく活用しながら、スキルを伸ばして現場で活躍していきましょう。

そして、仕事獲得の確率を上げるなら複数の派遣会社への登録も視野に入れてみてください。

派遣会社の登録は、紹介スピードや求人の幅を広げるためにも、相性の良い担当者と出会えるよう2～3社に登録しておくのがおすすめです。

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ワードやエクセルはできないよりできた方が事務職転職に有利な理由

結論、ワードやエクセルができなくても事務職に転職することは可能です。

ただとはいえ、ワードやエクセルはできないよりできた方が事務職転職は有利に働きます。

なぜなら、ワードやエクセルができることは、事務職転職において非常に大きな強みとなるからです。

これらのスキルは、日々の業務効率を高めるだけでなく、即戦力として評価される重要な要素です。

その具体的なワードやエクセルはできないよりできた方が事務職転職に有利な理由を解説します。

【理由１】事務作業の効率を上げるスキルが評価されるから

事務作業を効率化するスキルは、転職市場で確実に高評価を得られる重要なポイントです。特にワードやエクセルを使いこなせることで、仕事のスピードも精度もグッと上がり、結果として職場全体の生産性アップにもつながります（出典：エクセルの機能を活用した業務効率化について）。

たとえばエクセルを使えば、大量のデータもサクッと集計できたり、分析用のグラフだって短時間で作成できます。これをもし手作業でやろうとすれば、何時間もかかってしまうところですが、関数をうまく使えば数分で終わることもあります。こうした効率の良さは、特に業務量の多い事務職において大きな強みになります。

それからワードについても、報告書や案内文をサッと、しかも見やすく仕上げるスキルが求められます。フォントの調整とか段落の整え方といった基本操作をしっかり使えるだけで、文書の完成度は見違えるほど良くなります。その結果、上司や取引先からの評価も自然と上がっていくものです。

こうした事務作業の効率化は、単なるスキルアップにとどまらず、職場全体の信頼感や仕事の質にまでしっかり影響してきます。だからこそ、ワードやエクセルのスキルを地道に磨いておくことが、事務職への転職を成功させるカギになるのです。

【理由２】書類作成やデータ整理で即戦力として期待されるから

事務職では、書類の作成やデータの整理といったスキルが求められます。こうしたスキルをしっかり備えていれば、即戦力としての評価はグッと上がります。たとえばワードを使って、正確かつスピーディーに文書を仕上げる力や、エクセルでのデータ入力や表計算のスキルは、多くの企業で「基本中の基本」として重視されています（出典：事務の仕事）。

なかでもエクセルを使った業務では、売上データの集計やグラフ化、さらに簡単な関数を活かした分析作業などが日常的に求められます。こういったスキルがあると、ただ業務効率が上がるだけでなく、上司やチームメンバーの負担もグッと軽くなります。

具体的な場面で言えば、1,000件分のデータを手作業で整理しようとすると膨大な時間がかかりますが、エクセルのフィルタ機能やオートサムを使えば数分で片付くこともあります。こうした時短によって、他の大事な業務にも集中できる環境が整います。

書類作成やデータ整理のスキルは、企業が求める「即戦力」として特に重視されるポイントです。だからこそ、ワードやエクセルをきちんと使いこなせるようにしておけば、事務職への転職成功にグッと近づくことができます。

【理由３】ワードやエクセルの基本操作が求人条件に含まれることが多いから

事務職では、ワードやエクセルの基本操作が求人条件に含まれているケースが非常に多く見られます。これらのスキルは、日々の業務を滞りなく進めるうえで最低限必要なものとして、多くの企業で重視されています。

たとえば求人サイト「エン転職」に掲載されている募集要項を見ると、一般事務の求人の多くで「基本的なPCスキル」が必須条件として挙げられています。この「基本的なPCスキル」とは、ワードでの文書作成やエクセルによる簡単な表計算といった内容です。具体的には、報告書の作成やデータの集計、請求書フォーマットの調整などが含まれます。

こういった操作ができないと、日常の業務をスムーズに進めることが難しくなる場面もあります。そのため、多くの企業では、応募者がこうしたスキルを持っているかどうかを、採用の判断材料のひとつとして明確に見ています。実際、面接や採用試験の場でエクセルの基本操作をチェックされることも珍しくありません。

こうした現状を踏まえると、ワードやエクセルの基本操作は事務職への転職を成功させるうえで欠かせない要素になります。ただし、仮にスキルが足りていなくても、オンライン講座を使ったり独学で学んだりすることで、短期間で身につけることが可能です。しっかり準備しておけば、転職活動もぐっと進めやすくなります。

一般事務に求められるワードやエクセルの「できるレベル」とはどの程度？

一般事務では、ワードやエクセルの基本操作が求められることが一般的です。

ただし、そのスキルレベルは高度なものではなく、日常業務で役立つ基礎的な操作が中心となります。

ここでは、一般事務に求められるワードやエクセルの「できるレベル」とはどの程度なのか？詳しく解説します。

ワードの場合

まずワードに関して言えば、基本的な文書作成スキルさえ押さえておけば、事務職の業務にはしっかり対応できます。中でも、ビジネス文書やシンプルなレポートを作れる力は、多くの企業がきちんと重視しています（出典：新しい「公用文作成の要領」に向けて）。

たとえば、フォントの種類や文字サイズの変更、段落の揃え方、箇条書きの使い方といった、基本中の基本ともいえる操作ですね。こうした動きがスムーズにできるだけで、見た目も内容も整った報告書やプレゼン資料を手際よく仕上げられます。たとえば会議の議事録を上司に提出する場面を想像してみてください。ヘッダーやフッターを活用して、日付やページ番号をきちんと挿入しておくだけで、文書の印象がぐっと変わります。

さらに言うと、表や図の挿入も基本スキルのひとつに数えられます。表を使えば情報を整理しやすくなりますし、視覚的にも伝わりやすくなります。たとえば、社員のスケジュール表や在庫管理リストをワードで作るとき、表の挿入と編集ができるかどうかで、作業効率に大きく差が出ます。それに加えて、ページレイアウトの調整や印刷プレビューを使ってレイアウトを確認する操作も、仕上がりに関わる大切なポイントです。

とはいえ、こうした操作は難しく構えるようなものではありません。むしろ、基本さえ押さえれば独学でも十分に習得できます。最近では、オンラインでわかりやすいチュートリアルが山ほど見つかりますし、無料で使えるテンプレートを活用すれば実践的な練習もできます。ワードの基礎が身についていれば、事務職における日常業務をスムーズに進められるようになり、結果として、周囲からの信頼も自然と高まっていきます。

エクセルの場合

続いてエクセルについてですが、データの管理や分析に関する基本的なスキルがあれば、事務職の業務にはしっかり対応できます。特に、セルへのデータ入力、簡単な計算式の使用、それからグラフ作成の基本操作などは、多くの企業で必要とされているスキルです（出典：IT人材白書）。

エクセルが重要視される理由はシンプルで、業務を効率化できるうえに、数字を視覚的に整理できるからです。たとえば売上データの集計作業では、オートサムを使えば合計や平均を一瞬で出せます。わざわざ手作業で計算していたら何時間もかかるような処理も、エクセルなら数分で済みます。さらに、条件付き書式を使えば、大量の情報の中から必要な部分だけを目立たせることができ、一目で重要な箇所が見えてきます。

もうひとつ強力なのがグラフ機能です。たとえば、会議用の資料に売上推移を示した折れ線グラフを入れたり、部門別の成果を円グラフでまとめたり。こうした見せ方ができると、上司やチームからの評価も確実に上がります。

データ整理の面でも、行や列の挿入・削除、フィルタリングなどの操作は実に重宝します。たとえば、膨大な顧客リストから特定条件に当てはまる人だけを抽出する場合、フィルタ機能を使えば一発で絞り込めます。こういった使い方を覚えておくと、処理の正確さもぐんと向上します。

とはいえ、こうしたエクセルの操作は決して難易度が高いわけではありません。オンライン講座や市販のテキストをうまく使えば、初心者でも数週間で基礎的な操作を身につけられます。エクセルのスキルがしっかり備わっていれば、事務職の選択肢は大きく広がりますし、即戦力としても頼りにされる存在になれるはずです。

【初心者向け】事務職転職に向けたワードやエクセルの基本操作とその練習方法

事務職への転職を目指す初心者でも、ワードやエクセルの基本操作を習得することで安心して挑戦できます。

ここからは、初心者の方に向けて、事務職転職に向けたワードやエクセルの基本操作とその練習方法について解説します！

ワードの基本操作８選とその練習方法

まず、ワードの基本操作８選とその練習方法についてです。

ワードの基本操作は、事務職における文書作成業務の効率化に欠かせません。

以下では、実務で役立つ具体的な操作方法と、初心者でも取り組みやすい練習方法を順番に解説します。

文字のフォントやサイズの変更方法

文字のフォントやサイズを変更するスキルは、ワード操作の中でも基本中の基本です。そしてこれは、文書の読みやすさをグッと引き上げる大事なポイントでもあります。事務職では、見た目が整っていて、読みやすい資料をつくることが求められるので、この操作は覚えておいて当然といえます。

具体的には、ワードのリボンメニューにある「フォント」セクションを使って、文字のフォントスタイルやサイズをサッと変更できます。たとえば、標準の「MS ゴシック」を「メイリオ」に切り替えたり、タイトルの文字サイズを14ポイントから16ポイントに変えたり。こういった工夫を入れるだけで、文章にメリハリが出て、パッと見たときの印象も変わってきます。強調したい言葉があるなら、太字（Bボタン）や斜体（Iボタン）も効果的です。

さらに一歩進んで、設定したフォントやサイズを一括で適用できる「スタイル機能」も便利です。たとえば見出しに統一感を持たせたいとき、すべてのタイトルを同じフォント・サイズに揃えるのは定番の作業です。これを手動でやるのは手間ですが、スタイル機能を使えば一発で整えられます。

練習のやり方としては、日常的に使うメモやちょっとした案内文をワードでつくってみるといい練習になります。フォントやサイズをいろいろ試してみるのがコツです。それから、無料のワードテンプレートをダウンロードして、既存のフォーマットを編集してみるのも実践的でおすすめです。こうして触れていくうちに、事務職で必要とされる文書作成スキルは、短期間でもしっかり身につけることができます。

段落の整列やインデントの設定方法

段落の整列やインデントの設定は、読みやすい文書を整えるための基本中の基本です。そしてこれは、事務職の現場でもかなりの頻度で使われている操作でもあります。きちんと段落を揃えておくだけで、全体の情報が視覚的に整理され、読む人にとってグッとわかりやすい文書になります。

たとえば、業務報告書や会議資料を作るとき。左揃えにしたり、中央・右揃えにしたり、あるいは均等割り付けを使ったりと、内容に応じた整列方法で文書全体の印象はかなり変わってきます。見た目を整えるだけで、伝えたい情報がスッと届くようになります。また、箇条書きやリストを使う場面では、インデントの設定がかなり重要になります。主な項目と補足情報の関係が視覚的にはっきりするので、読み手も迷わず情報をたどれるようになります。

具体的な操作としては、ワードの「段落」メニューにある整列オプションから選ぶ方法が基本です。ショートカットキー（たとえばCtrl＋Lで左揃え）を使えば、ちょっとした作業でもテンポよくこなせます。さらに細かい位置調整が必要なときは、ルーラーを使えば感覚的に動かせて便利です。直感的に操作できるので、慣れてくると意外とクセになります。

練習方法としては、段落がいくつかある文書を用意して、それぞれに違った整列やインデントを設定してみるのがいい感じです。どれくらい印象が変わるか、自分の目で確かめてみると意外な発見もあります。加えて、実際の業務で使われている報告書のテンプレートを参考にしながら、設定を変えて仕上がりを比べてみるのもおすすめです。こういったスキルは、しっかりやろうと思えば短期間で身につけられます。実際、転職後すぐに役立つ場面が多いので、初心者でも今のうちから練習しておいて損はありません。

箇条書きや番号リストの作成

箇条書きや番号リストの作成は、情報をスッキリ整理して、伝えたいことを一目で届けるのに役立つ便利なスキルです。事務職では、手順書をまとめたり、会議の議事録を書いたり、タスク管理をしたりと、実にさまざまな場面で使われています。

たとえば、会議の議題やプロジェクトの進捗を一覧にしたいとき。箇条書きにして並べれば、必要な項目をムダなく、簡潔にまとめられます。点マークを使ったスタイルは、要点をシンプルに伝えるのにぴったりです。逆に、手順を順番通りに伝えたいときや、優先順位をはっきりさせたいときには番号リストが向いています。たとえば「1. タスク確認」「2. 必要書類の準備」「3. 提出」と番号をつけるだけで、流れが一目で伝わります。

操作は難しくありません。ワードの「段落」メニューにある箇条書きや番号付きリストのアイコンをクリックすれば、それだけで設定できます。さらに、リストの見た目を変えることもできて、点マークのデザインや番号の種類（ローマ数字やアルファベットなど）を選ぶことで、文書の内容や雰囲気に合わせたスタイルに整えることが可能です。

練習法としては、普段使っているメモやタスク表に、意識して箇条書きや番号リストを取り入れてみるのがおすすめです。形式を少し変えるだけでも、見た目の印象や読みやすさが大きく変わってきます。また、業務用のテンプレートをダウンロードして、実際にリストを編集してみるのも効果的です。

こうしたスキルは、ちょっと触ってみるだけでもすぐに身につくものなので、初心者でも問題なく習得できます。実務に直結する操作なので、転職後すぐに使える場面が多く、備えておくと大きな強みになります。

シンプルな表の挿入と編集

シンプルな表を挿入したり編集したりするスキルは、事務職の仕事をこなすうえで基本中の基本です。この操作ができるだけで、データの整理はもちろん、情報の見やすさまでグッと引き上げることができます。会議資料や顧客リスト、スケジュール表の作成など、実際の業務の中でも頻繁に登場する場面で活用されます。

ワードで表を作るときは、「挿入」タブの中にある「表」ボタンをクリックし、必要な行と列の数を選ぶだけ。あっという間にベースが完成します。そこから先も、セルを結合したり分割したり、行や列を増やしたり削除したりと、直感的に操作できるので作業が止まりません。さらに、表の見た目を整えたいときは、背景に色をつけたり、枠線のスタイルを変えたりといった機能が役立ちます。全体のデザインに統一感が出ると、資料そのものの印象もグッと良くなります。

たとえば、売上データを表にまとめるケースを考えてみましょう。列には「月別売上」や「製品カテゴリー」、行には各月の数値を入れていくだけで、ひと目で内容がわかるレイアウトが完成します。もし特に強調したい数字があるなら、セルに色をつけて視覚的に引き立てると、読み手の注目も集まりやすくなります。

練習としては、テンプレートを活用して実際に手を動かしてみるのが一番です。表を編集しながら、行や列を足したり引いたりして、自分なりのカスタマイズを重ねていくと、操作感にも慣れてきます。こういった動きを繰り返すことで、実務レベルで役立つ表の作り方が自然と身につきます。

文書の保存と再編集の基本

文書の保存と再編集は、ワードを使ううえで欠かせない基本操作のひとつであり、同時にとても重要なスキルです。これができれば、一度作成した文書を安全に保存しておけるだけでなく、あとから必要に応じて修正や追記もスムーズに行えます。事務職では報告書や会議資料など、同じ文書を何度も手直しする場面が多いため、確実に身につけておきたい操作です。

具体的には、文書を保存する際に使うのが「名前を付けて保存」機能です。ここで、自分がわかりやすい場所にファイルを保管しておくのが基本になります。このとき、ファイル名に「日付」や「バージョン番号」を入れておくと、あとで探すときにも迷いません。保存形式は通常「.docx」が基本ですが、必要に応じて「.pdf」にすれば、相手に送る際もレイアウトが崩れず、読みやすさを保てます。

再編集したいときは、保存しておいた文書を開いて、内容を必要な箇所だけ直していきます。ワードには「変更履歴」機能も用意されていて、修正したところが記録される仕組みになっています。これを使えば、複数の人でファイルを共有していても、誰がどこをどう直したのかがひと目で確認できるようになります。

練習方法としては、まずは仮の文書をひとつ作ってみて、保存したり編集したりする操作を繰り返してみるのが一番です。さらに、ファイル名のつけ方やフォルダ分けを工夫していくことで、実際の仕事に役立つ文書管理の感覚も養えます。このスキルが身につけば、日々の業務をより効率的にこなせるようになりますし、周囲からの信頼も自然と高まっていきます。

ページのレイアウト設定方法

ページのレイアウト設定は、文書全体の見やすさを左右する要素の中でも、とくに重要なスキルです。この設定を使いこなせるようになると、報告書やプレゼン資料の印象がガラリと変わります。整って見える文書は、それだけで信頼感を与える力を持っています。

レイアウト設定でおさえるべき基本は、余白・用紙サイズ・ページの向き、そして段組みの調整です。たとえば、報告書を作成する場合、ページ設定から余白を「標準」または「狭い」に変更すれば、文字の配置が自然に整い、読みやすさがアップします。用紙サイズはA4やレターサイズに切り替えるだけでOK。シンプルですが、この操作ひとつで、文書の扱いやすさが変わります。また、縦向きと横向きの切り替えも意外と大事で、入れる情報の量に応じて使い分けると、レイアウト全体が引き締まります。

段組みの設定を活用すれば、ニュースレターやパンフレットのようなレイアウトも簡単に作れます。2段や3段に分けることで、内容が整然と並び、視線の流れも自然になります。読みやすさだけでなく、デザイン面でも差が出るポイントです。

練習方法としては、簡単な文章を用意して、設定をあれこれ変えてみるのが効果的です。余白の広さや段組みの有無で文書の印象がどう変わるか、自分の目で確かめてみてください。また、既存のテンプレートを活用すれば、実務にもすぐ応用できるレイアウトの型を学ぶことができます。

このスキルが身につけば、文書作成の精度が上がり、事務職としての実力もしっかり伝わるようになります。

印刷プレビューと印刷設定の操作

印刷プレビューと印刷設定の操作は、ワードの中でも押さえておくべき基本スキルの一つです。文書を正確に印刷するには、この操作がしっかり使えてこそ。業務報告書や顧客向けの資料を仕上げる場面でも、このスキルは必ず役立ちます。

まず、印刷プレビューの機能では、実際に印刷する前の仕上がりを画面上で確認できます。「ファイル」メニューから「印刷」を選ぶと、レイアウトや用紙サイズの状態がそのまま表示されます。ここでチェックしておけば、余白のバランスやページ番号の位置がずれていないか、事前に把握できます。

印刷設定の調整も重要なポイントです。たとえば、A4やレターサイズといった用紙の選択、縦か横かの向き設定、そして印刷範囲の指定など。こういった設定を使い分けることで、文書に合わせた出力が可能になります。会議資料なら、余白を「狭い」にして1ページに収める工夫を求められることもあります。両面印刷の設定も忘れずに行えば、用紙のムダも減らせます。

練習方法としては、実際に文書を作成し、印刷プレビューでレイアウトや余白の確認をしながら修正していくのが手っ取り早いです。プリンタの設定をいくつか変えて試してみれば、さまざまな業務シーンに応じた出力パターンも自然と身につきます。この操作がスムーズにできるようになると、事務職での信頼性もグッと上がります。

ヘッダーとフッターを設定する基本操作

ヘッダーとフッターの設定は、文書をきちんとした印象に仕上げるための、押さえておくべきスキルのひとつです。この機能を使えば、ページ番号やタイトル、日付といった情報をすべてのページに自動で表示でき、読み手にとってわかりやすく、整った文書を作成できます。

たとえば、報告書を作成するとき。ヘッダーに文書タイトルを、フッターにページ番号や作成日を入れておくと、見た目の整理がつき、全体の構造も把握しやすくなります。ワードでの設定方法はシンプルで、「挿入」タブから「ヘッダー」または「フッター」を選び、あとはテンプレートを選ぶだけ。すぐに反映されます。また、特定のページだけ非表示にしたり、内容をカスタマイズしたりといった細かい調整も可能です。

筆者からのコツとして、企業ロゴや独自のデザインを加えれば、よりオリジナリティが出ます。具体的にはヘッダーに企業名とロゴを、フッターには「社外秘」などの注意文を添えることで、文書全体が公式なものとしての体裁を保ち、信頼感も高まります。

練習するなら、簡単なレポート文書を用意して、実際にヘッダーとフッターを設定してみるのが一番です。何度か試すうちに、全体の見栄えや使いやすさがぐっと良くなっていく感覚がつかめます。このスキルを身につけておけば、事務職としての信頼性をしっかりアピールできますし、転職後すぐに現場で役立つ場面も多くあります。

エクセルの基本操作８選とその練習方法

続いて、エクセルの基本操作８選とその練習方法についてです。

エクセルは事務職で必要不可欠なツールであり、基本操作を習得することが重要です。

以下のエクセルの基本的な操作方法と、そのスキルを効果的に練習する方法について順番に解説します。

データをセルに入力する基本操作

エクセルでのデータ入力は、事務職にとって基礎でありながら、非常に重要なスキルです。正確かつスピーディーに入力できる力があるだけで、仕事の質が一気に上がります。そのためにも、データ入力の基本操作と、効果的な練習方法をきちんと押さえておく必要があります。

まずは、セルに数値や文字を打ち込む基本からしっかり覚えていきましょう。数値を入力する際には、テンキーを使うとスムーズで、しかも正確です。隣のセルへ移動したいときは「Tab」キー、次の行に進みたい場合は「Enter」キーを使えば、リズムよく入力が進みます。最初は1列ずつ丁寧に入力していくのがおすすめです。慣れてきたら、複数列を同時に扱う練習にステップアップしてみてください。

次に、オートフィル機能を活用してみましょう。たとえば「1」「2」と入力して、そのセルをドラッグするだけで、連続した数値がずらっと入力されます。この機能は、日付や連番、曜日など、同じようなパターンを繰り返す作業に非常に便利です。練習として、カレンダーを自分で作ってみると、オートフィルのありがたみがよくわかります。

それから、入力ミスを防ぐうえで役立つのが「データ検証」機能です。条件を指定して入力を制限したり、間違った値が入ったときにエラーメッセージを表示させたりできます。たとえば、「売上データは0以上10000以下」といった制限を設定してみると、入力の正確さを保つコツがつかめます。実際に設定して試してみることで、理解も深まります。

こうした練習を地道に積み重ねていけば、エクセルでのデータ入力スキルは着実に高まります。事務作業の効率も上がり、まわりからの信頼も自然とついてきます。操作に慣れるまでは地味な作業が続くかもしれませんが、毎日少しずつ繰り返していくことが、確かな力につながっていきます。

行や列を挿入・削除する方法

エクセルで行や列を挿入・削除するスキルは、データ管理をスムーズに進めるための基本操作です。この操作をしっかり使いこなせれば、データの追加や修正が素早くできるようになり、業務全体の正確さとスピードも格段にアップします。

まずは、行や列を挿入する基本の流れから確認しておきましょう。行を挿入したいときは、その位置の行番号を右クリックして「挿入」を選びます。同じように、列を挿入する場合も列番号を右クリックして「挿入」をクリックすればOKです。これだけで、指定した場所に新しい行や列を差し込むことができます。もっとスピーディーに操作したいなら、ショートカットの「Ctrl」＋「Shift」＋「＋」を使うのが便利です。

次に、削除操作についても押さえておきましょう。削除したい行や列を選んで右クリックし、「削除」を選べば簡単に消せます。ショートカット「Ctrl」＋「?」でも同じ動きができるので、覚えておくと時短につながります。削除を行うと、空いたスペースには隣接していたデータが詰められるため、並び順を乱さずに整えることができます。

こうした基本操作は、実際に手を動かして練習してみるのが一番です。仮のデータを作って、複数の行や列を入れたり消したりしてみましょう。たとえば社員名簿のようなデータを用意し、新しく入社した人の行を追加したり、退職者の情報を削除したりといった作業をシミュレーションするのが効果的です。

こうした練習を積み重ねていけば、エクセルを使ったデータ管理の力が確実に身についていきます。実際の業務でも即戦力として動けるようになり、事務職での活躍にも直結します。日々の作業を想定したシナリオを取り入れて、より実践的な感覚で操作に慣れていくことが大切です。

基本的なグラフを作成する操作

エクセルで基本的なグラフを作れるスキルは、データを視覚的に表現し、内容を直感的に伝えるうえで欠かせません。グラフの作成は会議資料やレポートの作成時によく使われるため、事務職でもかなり重宝される操作です。

まず、グラフを作るときは、あらかじめ入力しておいたデータの範囲を選択します。そのうえでリボンメニューの「挿入」タブをクリックし、棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど、目的に合った種類を選びましょう。操作はシンプルで、選んだデータに基づいてグラフが自動的に生成されます。

たとえば、月ごとの売上データがある場合を考えてみてください。売上月と金額を入力し、その範囲を選んで棒グラフを挿入すれば、月別の売上推移が一目で見えるようになります。また、円グラフを使えば、各月が全体の売上に対してどのくらいの割合を占めているかを視覚的に把握できます。

練習としては、まずは架空のデータを用意して、いろいろな種類のグラフを作ってみるのが効果的です。たとえば家庭の支出データを使って、支出割合を円グラフにしてみたり、テストの点数を使って成績の変化を折れ線グラフで表現してみたり。実際に手を動かして試していくうちに、使いどころの感覚もつかめてきます。

グラフをうまく活用できるようになると、数字だけでは伝えにくかった情報がすっと頭に入るようになります。結果として、事務職での業務効率も上がり、周囲とのコミュニケーションもよりスムーズになります。

簡単な計算式を使用して数値を計算する方法

エクセルの簡単な計算式を扱えるスキルは、データ処理の効率化に直結し、業務を滞りなく進めるために欠かせません。たとえば、売上や在庫数の合計や差分を瞬時に出せるようになれば、事務作業の質もグッと上がります。この基本ができるだけで、事務職では即戦力として見なされる場面が増えていきます。

計算式の使い方としては、まずセルに「=」を入力することからスタートです。たとえば、A1セルに「100」、A2セルに「200」と入力されている状態で、A3セルに「=A1+A2」と入れると、2つのセルを足した「300」が自動で表示されます。同じ要領で、「=A2-A1」で差を、「=A1*A2」で積を、「=A2/A1」で割り算の結果を求められます。

練習としては、架空の売上データを題材にしてシナリオを作り、いろいろな計算を試すのが効果的です。たとえば1週間分の売上を入れて合計を出したり、平均値を出してみたり。慣れてきたらSUM関数やAVERAGE関数を使うことで、さらにスマートに処理できます。

こうした計算式を自在に扱えるようになると、データ処理のスピードと正確性が格段にアップします。実際の現場でも、数字を素早く扱える人材として重宝される場面が多くなるはずです。日々の練習を積み重ねながら、着実にスキルを磨いていきましょう。

オートサム機能を使って合計を求める方法

オートサム機能を使えば、複数の数値を一瞬で合計できるため、データ入力や分析のスピードがぐんと上がります。この機能を使いこなせるようになると、事務職でのデータ処理スキルをしっかりとアピールできるようになります。

やり方はとてもシンプルです。まず、合計したいセルの範囲を選びます。次に、エクセルの「ホーム」タブにあるオートサムボタン（Σのマーク）をクリック。これだけで、選択した数値の合計が自動的に計算され、結果が式つきで表示されます。たとえば、A1からA5までに数字が入っているなら、A6セルを選んでオートサムを押せば、すぐに合計が出てきます。

練習としては、架空の売上データを用意して、日別や月間の合計を求めるシミュレーションをやってみるのがおすすめです。さらに、間違った範囲を選んでしまったときに、すぐ修正できるようになると安心です。オートサムは集計作業の土台になる機能なので、しっかり体で覚えておきたいところです。

データをフィルタリングして絞り込む操作

エクセルでデータをフィルタリングする操作は、大量の情報から必要なデータだけをパッと絞り込むのに欠かせない手法です。このスキルを使いこなせるようになると、必要な情報をすぐに見つけられるようになり、事務職での作業効率がぐっと上がります。

操作の流れはシンプルです。まず、データが入力されている表全体を選択してから、「データ」タブの中にある「フィルター」をクリックします。すると、各列の見出し部分に小さな矢印が表示されるので、そこをクリックして条件を設定します。たとえば「売上」列から10,000円以上のデータだけを抜き出したいなら、「数値フィルター」から条件を指定すればOKです。

練習方法としては、架空の顧客リストや売上データを使って、「地域別」や「金額範囲」で絞り込む課題を自分で作ると手応えがあります。さらに、フィルタリングしたデータを別のシートにコピーするところまでやっておくと、実務レベルで役立つ力がつきます。フィルター機能をきちんと活用すれば、業務の正確性もスピードも同時に底上げできるようになります。

行や列の幅を調整してレイアウトを整える方法

エクセルで行や列の幅を調整するスキルは、視認性の高い表を作成するうえで欠かせない要素です。幅の設定が適切でないと、データが見切れたり、無駄な空白が目立ったりと、文書全体の印象を損ねてしまいます。だからこそ、事務職で資料を扱うなら、この操作を押さえておく必要があります。

実際の操作はとてもシンプルです。まず、幅を変えたい行や列の境界線にカーソルを持っていきます。マウスのカーソルが「左右矢印」または「上下矢印」に変わったら、そのままドラッグして好みの幅に調整します。もっとスムーズに仕上げたいなら、列や行の見出し部分をダブルクリックするのも手です。これだけで、セルの内容にぴったり合ったサイズへと自動で整います。

操作に慣れるには、まずランダムなデータが入力されたシートを使って、ひとつずつ列の幅を整える練習から始めてみてください。慣れてきたら、複数列を同時に選んで一括調整する練習も加えてみましょう。こうした編集テクニックを身につけておくと、作業のスピードも見栄えも一気にレベルアップします。業務効率の底上げに直結するスキルとして、しっかり身につけておきたいところです。

セルのフォーマットを設定してデータを見やすくする方法

エクセルでセルのフォーマットを正しく設定することは、情報をすっきり整理して、ひと目で内容を把握しやすくするうえで欠かせない操作です。特に事務職では、読みやすい資料をつくれるかどうかが業務全体の効率に直結するため、このスキルは実用レベルで求められます。

操作は難しくありません。まず、設定したいセルを選び、右クリックして「セルの書式設定」を開きます。そこからフォントや背景色、枠線、表示形式などを細かく調整できます。たとえば金額のような数値には「通貨」形式を選ぶことで、カンマや通貨記号が自動で入ります。見た目が整うだけでなく、読み手にも内容が伝わりやすくなるのがポイントです。さらに、強調したい数値には太字や背景色を使って目立たせるのも効果的ですし、「配置」タブを使えば、文字の位置も細かくコントロールできます。

練習するなら、まずは適当にデータを作って、数値・文字・日付など異なる形式に合わせてフォーマットを変えるところから始めるとスムーズです。また、複数のセル範囲にまとめて書式を適用する操作もセットで練習しておくと、作業スピードがグンと上がります。

こうした操作に慣れておけば、短時間で整った見やすい資料を仕上げられるようになり、現場でも確実に重宝されます。

【Q＆A】ワードやエクセルができない場合の事務職転職に関するよくある質問

最後にワードやエクセルができない場合の事務職転職に関するよくある質問をまとめます。

事務職に転職を目指す方が抱える疑問を解消するため、ワードやエクセルの基本操作習得や面接対策について詳しく解説します。

【質問１】ワードやエクセルの基本操作はどこまでできれば良い？

事務職で求められるワードやエクセルの基本操作は、「簡単な文書やデータの作成・編集がスムーズにできること」が目安です。

例えば、ワードでは文書のレイアウト調整や表作成、エクセルではデータ入力や簡単な関数を使った計算が該当します。これらの操作ができると、業務の効率を高め、即戦力としての評価が上がります。学習する際は、操作動画を参考にしながら実際に手を動かして練習することをお勧めします。

【質問２】ワードやエクセルの基本操作は独学で習得できる？

ワードやエクセルの基本操作は独学で十分習得可能です。

公式のマニュアルや無料の動画教材、初心者向けの書籍などを活用すれば、基礎的なスキルを短期間で身につけられます。また、操作を実践しながら学ぶことが重要で、具体的な業務を想定した課題を設定すると理解が深まります。継続的な練習が習得の鍵です。

【質問３】エクセルができない人はどれくらい多い？

リトルソフト株式会社が2022年2月に実施した調査によると、全国の30代～50代の会社員1,010名のうち、55.3%が「ExcelでVBA（マクロ）を作成できない」と回答しています。

また、同調査では、Excelの基本的な関数の使用経験についても尋ねており、以下の結果が得られています。

これらの結果から、基本的な関数は多くの会社員が使用経験を持つ一方で、VBA（マクロ）の作成となると、半数以上が対応できないことが明らかになっています。

【質問４】エクセルができない人に共通する特徴とは？

エクセルが苦手な人に多い特徴として、操作に慣れていない、関数の仕組みを理解していない、練習不足が挙げられます。

これらは、基礎的な学習と反復練習で克服可能です。まずは、基本的な計算式やデータ整理の方法を習得し、自分の作業効率を徐々に上げていきましょう。

【質問５】ワードやエクセルの勉強に使えるアプリはある？

ワードやエクセルを学べる便利なアプリとして、「Udemy」や「MOS公式アプリ」があります。

これらのアプリでは動画解説や模擬問題を通じて効率よくスキルを学べます。また、Microsoftの公式サポートページも初心者向けのガイドとして活用可能です。

【質問６】事務職はワードとエクセルどっちを使いますか？

事務職ではエクセルの使用頻度がやや高い傾向があります。

理由は、データ管理や分析が主な業務の一部となっているためです。一方で、文書作成や報告書の作成にはワードが必要です。そのため、両方の基本スキルをバランス良く習得しておくと安心です。

【質問７】エクセルを習得するにはどれくらいの期間が必要ですか？

エクセルの基礎スキルを習得するのに必要な期間は、週3回1時間の学習を続ける場合、約1～2か月程度です。

関数やデータ可視化などの中級レベルになるには、さらに1～2か月の実践が必要です。学習期間は、個人の取り組み方や目標によって変動します。

【質問８】面接でPCスキルをアピールできない場合はどうしたらいいですか？

PCスキルに自信がない場合でも、自己学習や講座を受けている旨を伝えることで向上心をアピールできます。

例えば、「エクセルのVLOOKUP関数を独学で練習中です」と具体的なスキルを示すと好印象です。また、実際に学んだ成果物があれば、面接時に持参するのも効果的です。

まとめ：ワード・エクセル未経験でも事務職転職はできないのかの結論と練習方法

ワード・エクセル未経験でも事務職転職はできないのかの結論と練習方法をまとめてきました。

結論、ワードやエクセルができなくても事務職に転職することは可能です。

ただとはいえ、ワードやエクセルはできないよりできた方が事務職転職は有利に働きます。

なぜなら、ワードやエクセルができることは、事務職転職において非常に大きな強みとなるからです。

改めて、ワードやエクセルはできないよりできた方が事務職転職に有利な理由をまとめると、

ワードやエクセルの基本操作ができない場合でも、事務職への転職は不可能ではありません。

基礎スキルは独学で習得可能で、特にエクセルの簡単な操作や関数に慣れることで業務効率を向上させられます。事務職を目指す方はスキルを磨きつつ、面接で積極的な学習姿勢をアピールすることが大切です。